СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………… .3
2 ПОРЯДОК ПЕРВИЧНОЙ ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ…. …………………8
2.1 Организация доставки документов……………………………………….…….8
2.2 Прием, обработка и распределение поступающих документов..……….…..12
2.3 Регистрация документов ....................................................................................17
3  АНАЛИЗ ДАЛЬНЕЙШЕЙ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ОРГАНИЗАЦИИ……………… ………………………………………….…..……18
3.1 Поисковая система по документам……………………………………….…...18
3.2 Контроль исполнения документов…………………………………….….…...21
3.3 Формирование и хранение дел в ООО «Фабрика чистоты»……………..….22
ЗАКЛЮЧЕНИЕ …………………………………………………………………....26

ВВЕДЕНИЕ

Документированная   информация   составляют   основу   управления,   его эффективность  в  значительной  степени   базируются   на   производстве   и потреблении информации. Качество информации определяет качество управления. В  современных условиях  для  повышения   эффективности   управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как  всякое управленческое  решение  всегда  базируется  на  информации,  на   служебном документе.
В настоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия. Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления. Процесс принятия управленческого решения состоит из:
• получения информации
• ее переработки
• анализа, подготовки и принятия решения.
Все эти этапы самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления.
Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию  сводится к  набору  одних  и  тех  же  операций.  Только  в  одних  организациях  они выполняются вручную, в других – с помощью средств механизации, в  третьих  – эти   процессы   полностью    автоматизированы.    Но    все    эти    этапы делопроизводственного  цикла  работы  с  документами   аналогичны.   Отчет по практике выполнен на примере организации ООО «Фабрика чистоты».
Полное фирменно наименование общества на русском языке: Общество с ограниченной ответственностью «Фабрика чистоты».
Сокращенное фирменное наименование: ООО «Фабрика чистоты». Общество является юридическим лицом. Общество создано без ограничения срока его деятельности.
Приоритетное направление деятельности Компании - проведение всех видов клининговых (уборочных) работ с соблюдением требований законодательства РФ по оказанию услуг по уборке зданий и сооружений, технологических требований, экологических и медицинских норм.
Компания предлагает услуги по комплексной уборке торговых, офисных, промышленных зданий, как на постоянной основе, так и проведения разовых, в т.ч. специализированных работ.
Общество с ограниченной ответственностью «Фабрика чистоты» было создано на основе главного учредительного документа Общества – Устава, утвержденного единственным учредителем Общества в лице Генерального директора. Данный документ отображает полное и сокращенное название Общества, его тип, место нахождения Общества, правовой статус, цели и предмет деятельности и т.д.
Предметом деятельности ООО «Фабрика чистоты», согласно Уставу , являются:
• техническое обслуживание, содержание промышленных, производственных, спортивных и жилых зданий и сооружений;
• благоустройство, озеленение, уборка территорий, вывоз мусора, ландшафтные работы;
• оказание населению услуг в трудоустройстве, подбор, оценка персонала, рекрутинговая деятельность;
• ремонтные работы любого рода, в том числе ремонт зданий и сооружений, ремонт и сервисное обслуживание автомобильного и иного транспорта, принадлежащего гражданам или организациям;
• рекламная деятельность;
• осуществление других видов работ и оказание других услуг, не запрещенных и не противоречащих действующему законодательству Российской Федерации.[30, с.2]
Удачное сочетание европейского опыта и многолетней практики на российском рынке (обслуживание организаций и физических лиц), позволяет «фабричным» специалистам оптимально решать любые задачи.
Цели компании:
Согласно Уставу, основному учредительному документу ООО «Фабрика чистоты», основной целью деятельности Общества является извлечение прибыли путем осуществления коммерческой деятельности.
«Фабрика чистоты» - сервисная компания, поэтому одной из целей является содействие бизнесу своих клиентов. В современных условиях жесткой конкурентной борьбы компания сталкивается с необходимостью максимально эффективно использовать свои людские и производственные ресурсы. «Фабрика чистоты» берет на себя проблемы, связанные с созданием благоприятных условий для посетителей и работы персонала.
Руководство текущей деятельностью общества осуществляется исполнительным единоличным органом общества – Генеральным директором общества. Генеральный директор подотчетен общему собранию участников Общества.
Таким образом, органами управления Общества являются:
• общее собрание участников общества;
• единоличный исполнительный орган (директор).
Одним из центральных звеньев является Помощник руководителя, который напрямую подчиняется Генеральному директору, а также контактирует со всеми структурными подразделениями. Именно Помощник руководителя осуществляет ведение делопроизводства ООО «Фабрика чистоты».
Служба делопроизводства в ООО «Фабрика чистоты» отсутствует, поэтому документационное  обеспечение  Компании, методическое  руководство  и  контроль за постановкой  делопроизводства в структурных подразделениях осуществляет Помощник руководителя. Необходимо также отметить, что в структуре Компании отсутствует архив.
Основными функциями Помощника руководителя являются:
-    контроль за обеспечением  единого  порядка  организации  и  ведения делопроизводства в Компании;
- контроль за оформлением документов согласно современным законодательным и нормативно-методическим требованиям.
-  прием  и  первичная  обработка   документов,   поступающих   на   имя руководства,
- регистрация документов,
- машинописные работы,
- распределение телефонных звонков,
- отправка документов,
- информационно-справочная работа по документам.
Таким образом, Помощник руководителя ООО «Фабрика чистоты» занимает ключевое место организационной структуре компании и является связующим звеном между своим руководителем и подчиненными. Помимо этого, именно Помощник руководителя ответственен за документационное обеспечение управления Компании.
Однако, в виду того, что в организации отсутствуют такие структурные подразделения, как Отдел ДОУ и архив, и учитывая численность работников ООО «Фабрика чистоты» (около 1200 человек), следует сказать, что Помощник руководителя несет очень большую нагрузку, ведя основную часть делопроизводства Компании.
Из-за недостаточного численного персонала, занятого в области ДОУ данной Компании, и отсутствия специальных структурных подразделений вытекают следующие последствия: невозможность обеспечения четкой организации делопроизводства в Компании, единого порядка  документирования,  организации  работы  с документами, подготовки дел к передаче на архивное хранение, а также осуществление архивного хранения.